A heti pénzügyi számlazáráskor az utánvét összegek és a szolgáltatási díjak elszámolására kerül sor. Ezeket a Webshippy rendszerében két menüpont alatt lehet nyomonkövetni
Pénzügy - Utánvétek
Ennél a menüpontnál az utánvét összegek, azok állapota, elszámolása látható.
Az utánvéttel érintett megrendelések utánvét összegei - az elszámolás szempontjából - három állapotban lehetnek:
Függőben lévő utánvétek: ebben a részben azon megrendelések utánvét összegei szerepelnek, amelyek a rendszerünkben megtalálhatók, "Teljesítve", "Csomagolható", "Megakadt" vagy "Megállítva" státuszban vannak, de a futár a rendelés csomagját még nem adta át, azt még a vásárlók nem fizették ki. Ezen összegek közül azok, amelyeket a vásárlók kifizettek, átkerülnek a "Beszedett utánvétek" állapotba.
Beszedett utánvétek: itt látható azon megrendelések utánvét összegei, amelyek kézbesítésre kerültek és amelyek csomagjait a vásárlók kifizették.
Az itt található összegeket a futárcégek hamarosan (jellemzően 1 munkanapon belül) el is utalják a Webshippy felé - ekkor az összeg átkerül a "Továbbítható utánvétek" részbe.
Továbbítható utánvétek: itt található azon megrendelések utánvét összegei, amelyek már a Webshippy számláján vannak, és amelyekkel a következő elszámoláskor (hetente az első munkanapon, jellemzően hétfőn) a Webshippy el is fog számolni az ügyfél felé.
Minden állapot alatt található egy link ("Függőben lévő utánvétek listája", "Beszedett utánvétek listája", "Beszedett utánvétek listája"), erre kattintva lekérhető az ebben az állapotban lévő megrendelések tételes listája, amely tartalmazza a megrendelés számát, a fuvarlevél számot (csomag nyomkövető kódja), a rendelés teljesítésének dátumát (amikor a Webshippy átadta a csomagot a futárszolgálatnak), valamint az utánvét összegét. A "Műveletek" gombra kattintva ez a lista ki is exportálható.
Az elszámoláskor a "Továbbítható utánvétek" rész lenullázódik, az adott hét utánvét elszámolása pedig lekerül a "Továbbított utánvét tranzakció történet" lista legfelső sorába, ahol a sor végén látható "Tudj meg többet" gombra kattintva megjeleníthető az adott elszámolás részletes, tételes listája.
Az "Átutalt utánvétű csomagok listája" többek közt tartalmazza minden megrendelés azonosítóját, valamint a megrendeléshez kapcsolódóan kiállított vásárlói számla számát (amennyiben a számlázás a Webshippy rendszerén keresztül történik). Ez a lista szintén kiexportálható XLSX formátumban, így a könyvelő össze tudja vezetni az átutalt utánvét összegét az érintett számlákkal.
Pénügy - Szolgáltatási díjak
Ebben a menüpontban látható a Webshippy által kiállított számlákkal kapcsolatos minden információ. Részletesen és tételesen.
A menüpont oldalának felső részében a "Számlázatlan szolgáltatások" láthatók, tételesen. Ez a kimutatás mutatja valós időben a legutolsó elszámolás óta elvégzett szolgáltatásokat és azok díjait. Ez a kimutatás minden egyes alkalommal frissül, bővül, amikor egy-egy megrendeléssel kapcsolatban valamilyen díjat rögzítenek a rendszerben. A lista tartalmazza az elvégzett szolgáltatás megnevezését valamint zárójelben a mennyiségét, ahányszor az adott díj el nem számolt időszakban az felmerült.
A számázott tételek elnevezései és azok jelentése az alábbi oldalon találhatók:
FONTOS! A futárcégek elszámolásait bizonyos időközönként, összesítve kapjuk meg, ezért azok ritkábban és tömegesen kerülnek a számlázandó tételek közé, így nem minden számlán jelennek meg. A díjak elszámolásának rendszeressége kézbesítőcégeként eltérő lehet. Pl. a GLS elszámolásait havonta két alkalommal kapjuk meg: a hónap első felében kiküldött csomagokhoz kapcsolódó szállítási díjakról és járulékos költségekről a hónap harmadik hetében, a hónap második felében kiküldött csomagok díjairól pedig a következő hónap első hetében kapjuk meg az elszámolást - így számlára az ezt követő elszámoláskor kerül.
A "Kiszámlázható díjtételek lista" a számlázható szolgáltatásokat tartalmazza. Az alatta lévő "Mai napon rögzített díjtételek" listájában a megtekintés napján rendszerben rögzített díjak jelennek meg - ezek a díjtételek másnap fel fognak kerülni a "Kiszámlázható díjtételek" közé.
Tehát: a rendszerben rögzített szolgáltatási díjak a rögzítés napján a "Mai napon rögzített díjtételek" részben fognak megjelenni, ezek másnap kerülnek a "Kiszámlázható díjtételek" részbe. Az elszámolás napján (a hét első munkanapján) a "Kiszámlázható díjtételek"-ben található díjak, tételek, összegek kerülnek az aktuálisan kibocsátott számlára - ezzel ez a "Kiszámlázható díjtételek" rész kiürül.
A lezárt elszámolások lejjebb, a "Korábbi számlák" listájába kerülnek (időrendben, az újak mindig legfelül láthatók), ahol az adott sor végén található "Tudj meg többet" linkre kattintva bármikor megtekinthetők részletesen a kiszámlázott díjtételek, mennyiségek, összegek. A kattintást követően nem csak a tételek és összegek jelennek meg, hanem részletesen, rendelésre lebontva, melyik tétel, milyen összeggel, mikor merült fel (természetesen azok a díjak, amelyek konkrét megrendeléshez nem kapcsolódnak, ebben a részletezésben nem láthatók).
A pénzügyi elszámolással kapcsolatban további hasznos információ olvasható az alábbi oldalon: