A Webshippynél a szolgáltatási díjak transzparensek és előre kalkulálhatók. A pénzügyi elszámolás hetente történik és az elszámolási időszak a hét első napjától a hét utolsó napjáig tart. A felmerülő szolgáltatási díjakról, költségekről minden hét első munkanapján (általában hétfőnként) állítjuk ki a számlát.
Mikor tudja a Webshippy bekompenzálni a számlákat?
Az általunk kiállított számlákat akkor tudjuk kompenzálással rendezni, amennyiben a beérkező utánvét összegek fedezik az általunk feléd kiállított számlák összegét. Tapasztalatunk szerint ez akkor tud megvalósulni, ha a rendelések legalább 30%-a utánvétes. Ez esetben a kiállított számlák ügyében nincs teendőd, a számla ellenértékét az utánvét összegébe folyamatosan és automatikusan bekompenzáljuk. De ekkor is legalább havi rendszerességgel ellenőrizd pénzügyi egyenlegedet a Webshippy admin felületén, a "Pénzügyek" menüpontra kattintva.
Mikor kell a Webshippy által kiállított számlákat átutalással rendeznem?
Amennyiben a beérkező utánvétek összege kevesebb, mint a Webshippy által kiállított számlák összege, úgy számláidat átutalással szükséges rendezni.
Ez az alábbi esetekben merülhet fel:
csomagjaid kizárólag vagy túlnyomórészt külföldre irányulnak,
kiküldött csomagjaidat a vásárlók jellemzően előre, a weboldaladon kifizetik,
a heti megrendelések száma alacsony, és a tárolásért folyamatosan készenléti díj kerül számlázásra,
ha megrendeléseid száma hirtelen és tartósan, nagy mértékben (pl. felére) lecsökken.
Ezekben az esetekben nem tudunk kompenzálni, ezért a hétfőn kiállított és e-mail-ben megküldött számlát a megadott fizetési határidőn belül szükséges kiegyenlítened. Fontos, hogy utaláskor a számla vagy számlák PONTOS összegét utald el, különben pénzügyi osztályunk nem tudja lekönyvelni azt.
A lejárt számlatartozásról e-mail-ben értesítést küldünk, ennek ellenére kérünk téged, hogy figyeld hétfőnként e-mail fiókodat (az e-mail-ek időnként a Spam mappában landolhatnak), vagy nézd meg hetente a Webshippy admin felületén keresztül a nyitott számlák listáját: app.webshippy.com ("Pénzügyek" - "Szolgáltatási díjak" menüpont).
Fontos!!! Ha a rendszerben rögzített pénzügyi e-mail cím változik, azt mindenképpen módosítsd a Webshippy admin felületén (Beállítások - Cégadatok menüpont).
Számláink pénzügyi rendezésére kizárólag banki átutalással van lehetőség, számlaszámunk a számlák fejlécében található.
A pénzügyi elszámolásokat a Webshippy rendszerében folyamatosan nyomon lehet követni. Erről részletesebb információ az alábbi oldalon található:
Heti elszámolások menete
A Webshippy rendszere megvizsgálja, hogy az előző 4 hét alatt mennyi csomagod ment ki - ez alapján meghatározza az adott időszak (hét) csomagkezelési díját. Ezen a csomagkezelési díjon kerülnek rögzítésre az adott héten kiküldött csomagjaid kezelési költségei. Ezzel együtt számlára kerülnek az adott héten felmerült alap (beszállítás, kiszállítás) és extra szolgáltatások díjai is.
A rendszer azt is megvizsgálja, hogy a termékeid az elszámolási időszak végén pontosan mennyi tárolóhelyet foglalnak és ehhez viszonyítva az adott időszak csomagszáma hogyan alakult. Ha a heti csomagszám elmaradt az elfoglalt tárhelyek (polchely, raklaphely) számától, akkor az arányos készenléti díj is a számlatételek közé kerül. Ez azért fontos, mert ha megfelelően készletezel és a csomagszámaid szépen teljesítenek, akkor ingyenesen végezzük neked a termékeid tárolását.
A szállítási költségek a kézbesítést végző futárcégek kimutatásai alapján kerülnek a számlára. Ezeket a kimutatásokat (a kézbesítőcégtől függően) hetente, kéthetente vagy havonta kapjuk meg, ezért mi is ilyen időközönként szerepeltetjük a számlákon. Ez azt eredményezi, hogy a számla összege csak kéthetente tartalmazza a szállítási költségeket, így ezen számlák összege általában magasabb lesz.
A számlákon szereplő tételek magyarázatát az alábbi oldalon olvashatod el:
Miért szerepel egy megrendelés több elszámolásban?
Sokszor előfordul, hogy egy megrendelés több heti elszámolásban is szerepel. Ennek oka, hogy egy adott megrendeléshez tartozó szolgáltatási díjak nem mindig egy adott héten egyszerre kerülnek elszámolásra, hanem amikor az a megrendeléshez kapcsolódó díjtétel rögzítésre kerül a rendszerben (szállítási díjak pl. 1-2 héttel később kerülnek a rendszerbe).
A Webshippy által felszámított díjak a csomag kiküldését követő elszámolásban (jellemzően hétfőn) kerülnek kiszámlázásra.
A szállítási költségeket (pl. GLS szállítási díj, utánvét kezelési költség, Packeta, DHL, Foxpost, stb.) pedig azt követően tudjuk kiszámlázni, ahogy ezek a partnereink az elszámolásaikat megküldik nekünk. Ez jellemzően havonta kétszer, bizonyos partnerek esetén havonta egyszer történik.
Az át nem vett csomaghoz kapcsolódó adminisztrációs költség pedig akkor jelenik meg a számlán, amikor az adott csomag visszavételezésre került.
Így előfordulhat, hogy egy-egy megrendeléshez kapcsolódóan a különböző költségtételek akár 3 elszámolásban, így 3 számlán is szerepelhetnek.
Hogyan kapom meg a számlákat?
Az általunk a Számlázz.hu rendszerének segítségével kiállított számlákat elektronikus formában, e-mail-ben küldjük el a rendszerben az általad számlázási kommunikációra megadott pénzügyi e-mail címre.
Természetesen a Webshippy admin felületén utólag is letöltheted a számlákat, ehhez csak kattints a Pénzügyek - Szolgáltatási díjak menüpontra, az oldalon a listában keresd meg az adott időszakot, és a jobb oldalon található "Tudj meg többet" gombra kattintva megjelenik az adott időszak elszámolása. Ott a Műveletek gombra kattintva válaszd a "Számla letöltése PDF-ben" opciót.
Hol tudod ellenőrizni a pénzügyi információkat?
A Webshippy alkalmazásában két helyen láthatod az aktuális helyzetet:
A Pénzügyek - Szolgáltatási díjak menüpontban tételesen nyomon követheted a felmerülő díjakat, költségeket. Az oldal felső részében azokat a számlázatlan szolgáltatásokat láthatod, amelyekről még nem került kiállításra számla, mert az adott elszámolási időszaknak még nem lett vége.
Az oldal alsó részén minden kiállított számla és elszámolás visszamenőlegesen is megtekinthető, akár tételesen is: az adott időszak elszámolásánál kattints a “Tudj meg többet” linkre.
A megnyíló ablakban az adott időszak díjait és költségeit találod először tételesen (szolgáltatási díjanként összegezve), majd alatta rendelésekre lebontva is.
A szolgáltatások a számlára is tételesen kerülnek, ezen szolgáltatások leírását az alábbi linkre kattintva találod:
A Pénzügyek - Utánvétek menüpontban az utánvétes csomagok utánvét összegeinek elszámolását láthatod. Ezeket az összegeket 4 csoportra bontottuk:
Függőben lévő utánvétek: jobb oldalon felül azt az összeget láthatod, amely a beérkezett utánvétes, de még nem kézbesített rendelések utánvétjeit tartalmazza - ezeket a csomagokat a vásárlók még nem vették át.
Beszedett utánvétek: azon csomagok utánvét összege, amelyeket a vásárlók már kifizettek, de a futárcég a beszedett pénzzel még nem számolt el a Webshippy felé.
Továbbítható utánvétek: a bal oldalon láthatod azt az utánvét összeget, amely az utánvétes csomagok kézbesítését követően beérkezett a Webshippy számlájára - ezen összeg kerül a következő elszámoláskor átutalásra.
Elszámolt utánvét összegek: a pénzügyileg elszámolt utánvét összegek, amelyeket ugyanezen oldal alján, időrendben csökkenő sorrendben, elszámolási időszakonként is bármikor meg tudod nézni.