A Webshippy rendszere nagyon könnyen integrálható több online számlázó rendszerrel, melynek használatakor a csomagzárás pillanatában elektronikus számla generálódik a csomag címzettje részére, a webáruház tulajdonosa nevében. Ez a szolgáltatás alapértelmezett, a csomagkezelési díj részét képezi, így ügyfeleinknek csak annyi dolguk van, hogy a megfelelő számlázó rendszert kiválasztják a beállításoknál.

Azon ügyfeleink, akik nem szeretnék kiszervezni a számlázást, de szeretnék, ha a számláik bekerülnének nyomtatva a csomagokba, létrehoztuk az online PDF számlafeltöltése lehetőséget.

Manuális számlafeltöltés esetén, a csomagfeldolgozás módja úgy változik meg, hogy a rendelések alapértelmezetten “Nem csomagolható” státuszt kapnak és nem kerülnek feldolgozásra. A PDF számla feltöltése után, manuálisan kell a rendeléseket “Csomagolható” állapotra jelölni, munkatársaink csak ezt követően kezdik meg a rendelések feldolgozását. Lehetőség van arra is, hogy úgy állítsd a rendelések állapotát “Csomagolható” státuszúra, hogy nem töltesz fel számlát, ez esetben a megrendelés számla csatolása nélkül kerül kiküldésre.

Nézzük tehát, mi kell ahhoz, hogy a manuális PDF számlafeltöltés funkció aktiválásra kerüljön.

1. Az Webshippy Admin rendszerében navigálj a Beállítások / Számlázók oldalra, majd a lehetőségek közül válaszd a “Manuális PDF számlafeltöltés” opciót.

2. A következő ablakban adj meg egy könnyen azonosítható fantázianevet a létrehozott számlázó profilnak, és állítsd be, hogy a számla nyomtatását kéred-e.

3. Ha van már webáruházad csatlakoztatva a rendszerhez, akkor egy felugró ablakban kiválaszthatod, hogy mely webshopokhoz szeretnéd használni a létrehozott számlázó profilt. Innentől kezdve ehhez a webáruházhoz lesz elérhető a PDF számlafeltöltés lehetősége. Ezt később bármikor módosíthatod a Beállítások / Értékesítési csatornák oldalon, az egyes webáruházak beállításainál.

4. A létrehozott számlázóprofil beállításainál eldöntheted, hogy nyomtatva, vagy elektronikusan küldje a rendszer a feltöltött számlát. Manuálisan feltöltött PDF számla használata esetén ennek a funkciónak csak nyomtatott számlák esetén van értelme, így a beállítás alapértelmezetten be van kapcsolva.

5. A számlázóprofil konfigurálását követően, a Rendelés kezelés / Megrendelések oldalon már látható, hogy azon rendeléseknél, ahol még nincs feltöltve számla, a csomagolhatósági állapot “Nem” -re változott és a magyarázó buborékban egyértelműen olvasható, hogy a csomag kiküldése a számla feltöltéséhez, vagy manuálisan csomagolhatóvá állításához kötött.

6. Ha egy csomag részletes adatlapjára lépsz, sárga figyelmeztető üzenet jelzi, hogy még nincs feltöltve számla, így a csomagot nem küldjük ki automatikusan. Ha azt szeretnéd, hogy a csomagot mégis kiküldjük, annak ellenére, hogy nincs hozzá számla csatolva, a NEM CSOMAGOLHATÓ gombra kattintva, CSOMAGOLHATÓ -ra változtathatod a státuszt.

7. Ha számlát szeretnél csatolni a rendeléshez, akkor első lépésként a számlát pdf formátumban mentsd le a gépedre. Ezt követően a Webshippy rendszerében a rendelésnél kattints a "Csatolmányok" fülre, válaszd a Feltöltés - PDF Számla manuális feltöltése lehetőséget, melyre kattintva kiválaszthatod a számítógépedről a feltölteni kívánt számlát.

8. A számla feltöltését követően még meg kell erősítened a csomag kiküldhetőségét, ehhez görgess a lap tetejére és kattints a Csomagolható vagy Megrendelés véglegesítése gombra, így a megrendelés Csomagolható státuszba kerül.

9. A státusz megváltozott, a sárga figyelmeztetés eltűnt és a rendelés készen áll arra, hogy csomagolják és kiküldjék.

Figyelem!!! A pontos számlázás fontos, ezért a webáruházadban szükséges, helyes beállításokról itt olvashatsz részletesen.

A vásárlóidnak küldött számlákat marketing célra is használhatod, de alkalmas lehet jogi kötelezettségeidnek való megfelelésben is. A számla megjegyzéseként bármilyen szöveges tartalmat elhelyezhetsz: rövid elállási tájékoztatót, köszönő üzenetet, esetleg beváltható kuponkódot, hogy vásárlóidat újravásárlásra ösztönözd. Csak írd be a kívánt szöveget a Webshippy Számlázó beállításainál a “Számla alapértelmezett megjegyzés” mezőjébe, így az rákerül a kiküldött számlára, a számlázott tételek összesítése alá.